「仕事の段取りが悪い人」ができていないキホン

仕事の段取りが良い人と悪い人の差はどこから生まれるのでしょうか(写真:iStock/taa22)
仕事において「いい段取りで、相手の期待を上回るパフォーマンスを示すことができれば、信用を高めることができる」というのは頭では分かっているものの、なかなかできないのがつらいところ。
偏差値30台の問題児からケンブリッジ大学大学院進学、ベストセラー作家となった塚本亮氏の新著『ケンブリッジ式1分間段取り術』では、読者がその効果をすぐに感じられるよう、ケンブリッジで学んだ心理学の知見を交えて、段取り力を劇的に高める方法を記しています。今回は、その一部を塚本氏が解説します。

「ここだけの話」で情報の質を高める

いい段取りをするためには、いい情報が欠かせません。今の時代はインターネットによる情報革命のおかげで、あらゆる情報が手に入るようになりました。しかも多くの情報が無料で手に入るので、何か調べたいことがあるときは、すぐにネットで解決、としてしまっている人も少なくないのではないでしょうか。

しかし、誰でもアクセスできる情報にはあまり価値がありません。価値を生むのは、いつも誰もが手に入れられない情報です。それらを入手するために必要なのは、自分で体験することで得られる一次情報。そして、信頼できる人から聞いた情報です。私はさまざまな業界の方とお仕事をさせていただきますが、飲み会の席や打ち合わせで出てくる話は、ネットはもちろんのこと、本にも書かれていない情報が山ほどあります。書けない情報、と言ったほうが早いのかもしれません。

どこの業界がどのように動いているか。どういうところに課題があるのか。考えたら当たり前の話なのですが、ライバル企業に知られたくない新プロジェクトの計画を、誰にでもベラベラと話したり、ネットに公開したりするはずがありませんよね。水面下でじわじわとプロジェクトを進めて、ここぞというときにそれをパブリックにします。見えている世界というのは、氷山の一角にすぎないのです。

だから、「ここだけの話」はあちこちにいっぱい存在します。業界のトップは話せない話を話しています。だから水面下の動きを把握するためには、異業種の人と交流しなければいけない。そのためにも日頃から、社外にも飛び出して、さまざまなジャンルの業界の人とのつながりを持ち、深めておく。そうすると新鮮で、質の高い情報が入ってくるようになるのです。

また、現場に行って得る一次情報の価値は、ますます高まっています。なんと言っても一次情報には説得力があります。なぜならば、「なにを言うか」はもちろん大切なのですが、「誰が言うか」も同じくらい大切なのです。留学したことがない人が留学の魅力を語るよりも、経験がある人が語ったほうが説得力がありますよね。自分はやらないのに良いことを語られても心が動きません。

ネットや本で情報を得るのも、もちろん大切。しかし、自分で行って、見て、聞いて、嗅いで、触れて、味わってと、五感すべてから入力された情報が一次情報なわけですが、ただどこかから入手した情報を元に考えることと実際体験したことを元に考えることでは、深さが違います。

100点満点の段取りなんて、そもそもありません。しかし、情報をたくさん持っているかどうかが段取りに大きな影響を与えることは事実です。コツコツと積み上げる質の高い情報は、あなたならではの価値を生むうえでの、大きな資産となるのです。

やることを2つに分類する

段取りを考えるうえで重要なのは、脳が最も活発な時間帯に最も集中力を必要とする仕事をすることです。脳が疲れた状態のときに気合でなんとかしようと思っても、全然進まなかったり、クオリティーが低いものができてしまったりするからです。夜に眠い目をこすって頑張って仕上げた資料を翌朝見直ししたら、「全然ダメじゃんこれ。やり直さないと」となった経験がある人は少なくないでしょう。