真琴 Secretary !! 社会人の所作・マナー講座

秘書技能編

capture03 資質－秘書の心構え－指示の受け方

　ある日の文化祭が近くなってきた部活にて…


「真琴！例の件はどうなってる？」


「部長！これから各グループのリーダーを集めて、指示を出すところです」


「分かった。俺はこれから部長会に行ってくるから、その間は任せた！」


「分かりました」


”スタスタスタスタ…”


　けやき商パソコン部は文化祭を控え、グループを複数に分け、グループ単位で企画を立案し、文化祭で出店・発表することになった。


　私は副部長として、各グループリーダーを統括する立場となり、これから文化祭の運営について指示を出すところだ。


「はい、それじゃ各グループリーダーは集まって下さい！」


”バタバタバタバタ…”


「これから企画の立て方について説明します！分からないところがあったら、最後に質問して下さい！」


「……………」


「…説明は以上ですが、何か質問ありますか？」


「やってますね！」


「若林先生！！」


　この先生は、パソコン部顧問の若林先生。白衣がトレードマークの先生だ。


「…皆さん、しっかりメモとペンを持って、真琴さんの話を聞いているようですね！」


「はい！副部長から『指示を受ける時にはメモとペンを持参するように』と言われていたので！」


「さすが、足達先生の弟子ですね♪『メモとペンを持って指示を受ける』というのは、秘書検定で教わるビジネス慣習ですね！」


***


　秘書は、上司からさまざまな指示を受け業務を行う職業です。


　指示の受け方の基本は…

・必ずメモを取る
・指示は最後まで聞く
・疑問点は最後に聞く
・指示の最後に復唱する
・二つ以上の指示がある場合は、優先順位を上司に決めてもらう

であるため、上司に呼ばれた際は、必ずメモとペンを持参するようにします。


　また、受けた指示を確実に実行するためには…

・指示内容を忠実に守る
・期日は必ず守る
・疑問点が出てきたら、すぐに確認する
・自分勝手な判断をしない
・結果は、速やかに正しく報告する

といったポイントを守ることが大切です。


***


「真琴先輩！質問よろしいでしょうか？」


「はい、どうぞ！」


「仕事を仕上げる期日が、文化祭の前々日になっていますが、間に合わない場合はどうすればいいですか？」


「そうならないように仕事を進めて欲しいのだけれど…間に合わなさそうになったら、もう一度相談してもらえる？他のチームに仕事の余裕とかがあれば、間に合わなさそうなチームに人員を回すとか、いろいろと手はあると思うから…」


「分かりました！」


***


　指示された仕事が重なったときや、期日に間に合わない場合はどうすればいいのでしょうか？


　まず、仕事が重なってしまった場合は…

・上司に現在手掛けている仕事の進捗を報告し、優先順位の判断を求める

ことが必要となるでしょう。


　また、期日に間に合わないと思ったときの対応としては…

・指示されたときに仕事が期日に間に合わないと思ったときは、上司に現状を説明して、見通しを話し判断を仰ぐ
・引き受けた後、職務を遂行している途中で仕事が期日に間に合わないと思ったときは、間に合わない見通しがたってからできる限り早く上司に状況を報告し、指示を仰ぐ

といったことが必要です。


***


「真琴先輩！私の聞き違いかも知れませんが、各グループの予算って、１００円しかないんですか？」


「…ごめんなさい！私、１００円って言ったかしら…そんな少ない予算で、企画を立てようなんて無理よね…改めて、各グループの予算は、原則１，０００円で、企画内容に応じて加算していきます！」


「分かりました！ありがとうございます！」


***


　上司の指示にミスがあった場合の対応は…

・上司のミスを自分勝手な判断で訂正したり処理したりせず、上司に再度確認し、その指示に従う
・その際、批判めいた口調にならないように注意する。ミスを指摘するのではなく、『私の聞き違いではないかと思うのですが…』といった切り出し方で、あくまでも謙虚に確認する

となります。


***


「はい！という訳で、今日の部活は文化祭の準備を進めるわよ！各グループ、文化祭が成功するよう頑張るように！」


「わかりました！！」


「（…今年の文化祭も、成功できそうですね！）」


「若林先生！何か？」


「いえ、何でもありません。煉君・美琴さんと、文化祭を盛り上げて下さい！」


「分かりました！お任せ下さい！！」


capture04　に続く


～検定問題にチャレンジ！～


　部長秘書Ａ子は上司の指示で明日１０時からの会議に使う資料を作成しているが、意外に手間取り終業時間までに終わりそうもない。このような場合、Ａ子はどのようにするのがよいか。次の中から『不適当』と思われるものを一つ選びなさい。
（第１０５回　秘書技能検定　３級問題より）


「１．自分が指示されてやっているのだから、許可を得て残業し今日中に仕上げて帰る」


「２．資料の作成は上司に指示されたのだから、どうしたらよいか上司に話して指示を得る」


「３．今日中に最後まですると遅くなるので、明日見直しをすればよい程度まで終わらせて帰る」


「４．終業時間までに終わりそうもないと同僚に事情を話して、内緒で手伝ってもらい今日中に仕上げる」


「５．先輩に明日１０時から使う会議資料の作成が終わらないと話して、どのようにすればよいかと相談する」


　『不適当』な選択肢は…


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「４．終業時間までに終わりそうもないと同僚に事情を話して、内緒で手伝ってもらい今日中に仕上げる」


～解説～


「同僚に手伝いを頼みたいのなら、上司に許可を得る必要があります。内緒で手伝ってもらうなどは、終業時間までに終わらせるためであってもしてはいけないことなので不適当ということです」